Informationsvorlage - IV Cri SV 598/18

Sachverhaltsdarstellung:

Die Stadtvertretung Crivitz fasste am 29.01.2018 folgenden Beschluss:

Die Stadtvertretung der Stadt Crivitz beschließt, dass zu den Sitzungen der Stadtvertretung der Stadt Crivitz und zu den Sitzungen der Ausschüsse der Stadt Crivitz Tonaufzeichnungen anzufertigen sind. Es werden keine Wortprotokolle der Sitzungen angefertigt. Werden Wortprotokolle zu einzelnen Tagesordnungspunkten, Wortmeldungen und Antworten oder Themen während einer Sitzung gewünscht, ist dies im Vorfeld anzuzeigen. Die Tonaufzeichnung ist bis zur Billigung der Sitzungsniederschrift aufzuheben. Danach ist sie zu löschen. Das Amt für Zentrale Dienste des Amtes Crivitz wird beauftragt, die Ausschreibung für die notwendige Technik vorzubereiten und zu veranlassen.

Abstimmungsergebnis:

13 Ja-Stimmen

2 Nein-Stimmen

2 Enthaltungen

Damit ist mehrheitlich der Grundsatzbeschluss zur Anfertigung von Tonaufzeichnungen zu den Sitzungen der Stadtvertretung und der Ausschüsse der Stadt gefasst.

Die Tonaufzeichnungen stellen gemäß § 3 DSG M-V personenbezogene Daten dar. Zu den personenbezogenen oder personenbeziehbaren Einzelangaben gehören auch Werturteile, politische Meinungen und religiöse Anschauungen. Derartige Einzelangaben können  sich auch in den Tonaufzeichnungen der Gremien der Stadt Crivitz wiederfinden und einzelnen Personen zugeordnet werden. Aus diesem Grunde sind die Vorschriften zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten.

Nach § 7 DSG M-V ist die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nur zulässig, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder der Betroffene eingewilligt hat.

Rechtsgrundlage für die Anfertigung von Tonaufzeichnungen zu den Gremiensitzungen ist § 29 KV M-V. Hier muss wie folgt unterschieden werden:

1. Tonaufzeichnungen  zur Unterstützung des Protokollführers sind zulässig. Nach der Schweriner Kommentierung (Rz. 42) bedingt diese Unterstützungsfunktion aber, dass die Aufzeichnung nur dem Protokollanten und, bei Unstimmigkeiten über den Verlauf der Sitzung, dem Vorsitzenden zugänglich gemacht wird und dass sie nach der Beschlussfassung über das Protokoll in der nächsten Sitzung wieder gelöscht wird. Alle hierüber hinaus gehenden Verwendungen solcher Tonaufzeichnungen verletzen das öffentliche Interesse an der sachgerechten Aufgabenerfüllung der Stadtvertretung, da es im Bewusstsein öffentlich zugänglicher Tonaufzeichnungen zu einer Beeinträchtigung der freien und spontanen Rede in der Stadtvertretung kommen kann. Eine Regelung zugunsten der Protokollanten ist in der Geschäftsordnung der Stadtvertretung Crivitz vorhanden (vgl. § 3 Abs. 4). Die Protokollführer, die in den Gremien der Stadt Crivitz eingesetzt werden, wurden aktuell befragt, ob sie Tonaufzeichnungen zur Unterstützung benötigen. Da auch zukünftig keine Wortprotokolle angefertigt werden müssen, ist die weit überwiegende Mehrheit der Protokollführer an Tonaufzeichnungen nicht interessiert. Vielmehr besteht die Befürchtung, dass aufgrund des Vorhandenseins von Tonaufzeichnungen die Erwartungshaltung hin zu einem Wortprotokoll steigen wird.
2. In öffentlichen Sitzungen der Stadtvertretung und der Ausschüsse sind Film- und Tonaufnahmen durch die Medien zulässig, soweit dem nicht ein Viertel aller Mitglieder der Stadtvertretung bzw. des jeweiligen Ausschusses in geheimer Abstimmung widerspricht. Von diesem Recht darf auch die Stadtvertretung selbst Gebrauch machen. Allerdings muss sie dann den Minderheitenschutz (geheime Abstimmung und ¾ Mehrheit) beachten. Das heißt: Vor der Sitzung muss vom Vorsitzenden auf die Tonaufzeichnung hingewiesen werden. Jeder Stadtvertreter bzw. sachkundige Einwohner hat dann das Recht, eine geheime Abstimmung zu verlangen. Sofern mehr als ¼ der Gremienmitglieder der Tonaufzeichnung nicht zustimmen, darf während dieser Sitzung keine Tonaufzeichnung mehr stattfinden.

Soweit keine Rechtsgrundlage herangezogen werden kann, sind Tonaufzeichnungen zulässig, sofern der Betroffene eingewilligt hat.  Bis zur Sitzung des Haupt- und Finanzausschusssitzung gingen von insgesamt 32 Stadtvertretern und sachkundigen Einwohnern 17 Rückläufe ein. Darunter waren 11 Einwilligungen und 6 Ablehnungen. Mangels vorliegender Einwilligungen muss während der Einwohnerfragestunde und bei Wortmeldungen eines Stadtvertreters oder sachkundigen Einwohners, der seine Einwilligung nicht abgegeben bzw. abgelehnt hat, die Tonaufzeichnung unterbrochen werden. 

Am 25.05.2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft. Sie ersetzt die bisherigen Datenschutzgesetze auf Bundes- und auf Landesebene. Nach Art. 30 DS-GVO ist eine Verfahrensbeschreibung und nach Art. 24, 32 DS-GVO ein Sicherheitskonzept zu erstellen. Nach Abstimmung mit der behördlichen Datenschutzbeauftragten wird am Ende das Verfahren von der Bürgermeisterin freigegeben.

Zwecks Erstellung dieser Dokumente müssen noch folgende Fragen beantwortet werden:

• Wer wird mit der Durchführung der Tonaufzeichnungen beauftragt?
• Wie wird der Ablauf der Kontrolle der Tonaufzeichnungen gestaltet?
• Wo werden die Tonaufzeichnungen gelagert; wer hat Zugriff hierauf?
• Wer ist verantwortlich für das Löschen der Tonaufzeichnungen?

Das Amt für zentrale Dienste hat Angebote für Tonaufzeichnungsgeräte eingeholt. Sobald das Verfahren beschrieben ist, sollte die Bürgermeisterin den Zuschlag erteilen.

Beschlussvorschlag:

Kein Beschlussvorschlag

Finanzielle Auswirkungen:

Aufwendungen für ein Tonaufzeichnungsgerät ca. 800 €